EL ARCHIVO MUNICIPAL.

A finales del año1999, siendo Alcalde del municipio don Gumersindo Rigoberto González, se inició el proyecto de creación del “Archivo Municipal”, con la contratación de personal técnico y la mejora y ampliación de las instalaciones. Comenzó, entonces, la organización e informatización de los documentos y expedientes, convirtiéndose el Archivo en una oficina de gestión transversal tanto de organización y conservación de documentos como de acceso a los mismos por parte de los ciudadanos y del propio personal de la Corporación.

En el año 2001, se creó la primera web del Archivo Municipal, para consulta de documentos on line.

En el año 2003, se aprobó el reglamento que regula el Archivo Municipal.

En el año 2011, siendo Alcalde del municipio don Rafael Yanes Mesa, se procedió al traslado del Archivo Municipal a sus actuales dependencias, en la planta baja de La Casa de la Cultura. Traslado que se llevó a cabo dada la necesidad de contar con un espacio más amplio para un Archivo en crecimiento y en aras a conseguir unas condiciones más adecuadas para la conservación de los documentos.

Con dicho traslado, se adquirieron, por primera vez, estanterías compactas, se habilitó un área de consultas y se mejoró la administración del Archivo Municipal; transformándolo en un área de gestión más dentro del organigrama del Ayuntamiento y cuyo cometido es la organización, conservación y acceso a la información

Las dependencias se distribuyeron de la siguiente manera:
-Planta baja: zona administrativa, zona de consulta y depósito 1.
-Planta de sótano: Depósito 2.

Ese mismo año; 2011, se llevó a cabo la primera fase de dotación de estanterías compactas al depósito 2.

En el año 2015, se llevó a cabo la segunda fase de dotación de estanterías compactas a ese depósito 2, ubicado en la planta de sótano.

La tercera fase de dotación de estanterías compactas ha tenido lugar en julio del año 2020, siendo Alcalde del municipio don Airám Puerta Pérez.

La dotación de este estanterías tipo compactas o móviles permite un ahorro de un 90% del espacio disponible y mejora la seguridad y conservación de los documentos.

Habiéndose completado ya, por tanto, las fases de instalación de dichas estanterías en el Archivo Municipal, el mismo tiene un volumen total de 5.000 cajas de archivo y 80.000 expedientes.

Todos los expedientes y documentos del Archivo Municipal se encuentran organizados, descritos e informatizados, por lo que su localización y disponibilidad para su consulta son inmediatas.

En estos momentos, con la llegada de la Administración Electrónica y el cese de la creación de expedientes en papel, se está llevando a cabo el ingreso en el Archivo Municipal de todos los expedientes en papel almacenados en las oficinas administrativas municipales, con lo cual el crecimiento del Archivo Municipal en soporte físico no ha cesado.

Ahora bien, siguiendo con el plan de mejoras del Archivo Municipal, en los próximos meses se creará el Archivo Electrónico Único, que gestionará los expedientes electrónicos que, desde 2018 y con la llegada de la Administración Electrónica, se vienen tramitando en las oficinas de gestión del Ayuntamiento de Güímar. Pasarán así los expedientes electrónicos a formar parte del Archivo Municipal, con la única diferencia del soporte; que en este caso no se trataría del papel sino del digital.

El objetivo del Archivo Municipal es la organización, conservación y puesta en servicio de los documentos originales en el soporte en que sean enviados al mismo. Ambos soportes (papel y digital) tienen el mismo valor y por normativa deben ser conservados.